Modelo SMART

Forman parte de un modelo para definir Objetivos Inteligentes, esta metodología se basa en un acrónimo en inglés compuesto por los 5 elementos indispensables para la correcta definición de un objetivo y que son: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Timely (temporal).

A continuación te detallaremos el significado de cada uno de los elementos acompañado de preguntas que deben responderse para plantear correctamente cada uno de estos elementos y qué te ayudarán a ser más eficiente al momento de trazar el plan.

Al tratar de definir un objetivo tendemos a no ser lo suficientemente concretos, por lo que este principio consiste en ser lo más específico posible y prácticamente marca la pauta para el resto de los elementos.

Para facilitarte la elaboración de un objetivo específico, te compartimos un ejemplo y diseccionamos cada uno de los puntos importantes que debes considerar al hacer los tuyos:

Si quieres quitarte esa mala costumbre de responder:

“bien bien”

“ahí la llevamos”

¡pues amanecimos, que es ganancia!”

a la pregunta ¿cómo va el proyecto?

Tienes que establecer muy bien esta variable, la medición de los objetivos te ayuda a dar respuestas mucho más puntuales, como:

“¡nos falta 5% para alcanzar el objetivo!”

“¡estamos 5 días por debajo de lo esperado!”

“¡llevamos 3 días delante de lo proyectado!”

Ten en cuenta que todo objetivo debe contar con un medidor numérico y que este debe ser muy específico, ya que este te ayuda a definir que tan cerca o lejos estás del objetivo, así como para hacer proyecciones basándote en el tiempo faltante que te indiquen y saber en todo momento si el objetivo sigue siendo alcanzable. Para facilitar el cálculo es importante agregar la fórmula que te dará el resultado, por ejemplo, en caso de que tu objetivo sea:

“Reducir a menos de un peso la diferencia entre el valor total de mis pedimentos de 2022 y el valor comercial registrado en Célere Commerce®, antes de que finalice el mes”

La fórmula sería: Valor Declarado en Pedimento – Valor Comercial Calculado=

Considerando que el resultado no puede ser menor ni mayor a 1 y -1

El alcance de un objetivo, no es algo que deba tomarse a la ligera, el riesgo de hacer un esfuerzo importante y de no alcanzarlo por una falla en la estimación puede ser muy alto, ya que puede desmotivar fuertemente al equipo, lo cual dificulta llegar a futuros objetivos.

Es por esto que es muy importante hacer un análisis previo detallado de:

Los logros históricos de la empresa y el área.

Los recursos con los que se cuenta.

Las fortalezas y debilidades de la empresa y del equipo de trabajo.

Un objetivo alcanzable debe responder a las preguntas:

• ¿Cómo se puede alcanzar el objetivo?
• ¿Es razonable respecto de la situación interna
  y externa de la empresa?

Ejemplo: Eliminar los días de retraso en el envío de información de mi agente aduanal, mediante la activación del consumo de su web service.

Lo que hace relevante un objetivo, es su relación con la misión de la empresa y el impacto de mejora que tendría en el área o departamento considerando siempre la reducción de los recursos y margen de error, así como la mejora en la calidad.

Algunas preguntas obligadas para garantizar que estamos cumpliendo con lo anterior son:

• ¿Por qué es importante?: Nos ayuda a evaluar si la razón coincide con nuestra misión como empresa y nuestro plan como área, lo cual en conjunto nos dará un grado de importancia y de prioridad.
• ¿El objetivo individual es importante para el objetivo global (estrategia)?
• ¿Es el momento adecuado para plantear este objetivo?
• ¿La persona asignada al objetivo es la correcta (empresa, grupo)?
• ¿El objetivo se adapta a la realidad o contexto en el que nos encontramos?

Un ejemplo de este punto podría ser: Contratar a un especialista en Anexos 24 y 30 antes del fin de mes para iniciar una reconstrucción de mis inventarios del último año y estar al día antes de que finalice el año.

“ahorita”

“ya casi”

“lo necesito para ayer”

¿Te es familiar alguna de estas expresiones?, podemos asegurarte que son las más utilizadas en México cuando cuestionamos sobre las fechas de una tarea o proyecto y en muchas ocasiones, terminan siendo una de las causas principales que nos lleva al fracaso.

Es por esto que fijar una fecha límite es sumamente importante. Antes de hacerlo considera la carga actual y futura de trabajo, así como si el objetivo depende de alguna fecha fija como puede ser el 31 de mayo para el ajuste anual o fin de mes con la entrega de los reportes de Anexo 30.

Los objetivos SMART tienen varias funciones y ventajas dentro de la planificación de metas en el área de comercio exterior, particularmente para iniciar una mejora trascendental en la administración y el cumplimiento de los Anexos 24 y 30, ya que con una correcta aplicación permiten optimizar los recursos, el personal y el tiempo.

Si aun no estás convencido, te compartimos 6 ventajas adicionales de implementar esta metodología:

1. Mejorar la planificación: pensar SMART es ordenar, planear, anticipar y verificar los avances.
2. Enfocarte en lo importante: es muy común que las actividades del día a día en el área de comercio sean interrumpidas de forma sencillas, confundiéndose entre urgentes e importantes y solo urgentes, por lo que esta metodología e ayudará a establecer prioridades y jerarquizar de lo más importante a lo menos relevante.
3. Mayor control: mejor distribución de tus recursos humanos, físicos y financieros, lo cual te generará ahorro.
4. Optimizar la comunicación: ayuda a comunicar con precisión lo que pretende la empresa. Así, todos los integrantes identifican la meta y ayuda a la cohesión de los equipos.
5. Impulsar la gestión del tiempo: los objetivos SMART ayuda a delegar las actividades y a gestionar los tiempos en tu empresa.
6. Establecer procesos de mejora continua: cuando tienes visión amplia de negocio, control de tus recursos, planeación y estrategia, es muy fácil establecer procesos de mejora continua.